Обзор Трелло: что это за программа и как ей пользоваться? Пошаговая инструкция по созданию и настройке доски.

Инструменты

Trello — это инструмент для управления задачам, в основе которого лежит японская методология канбан.

О канбан

История

Метод канбан был придуман и впервые использован в 1950-ых годах на заводе Toyota.

Метод позволил организовать процесс непрерывного производства таким образом, что обеспечение всех участков сборочного цеха деталями происходило точно в срок, но при этом не создавался их избыточный запас на складе.

Канбан — это «вытягивающая» система, в которой создается баланс между постоянным потоком и минимальным количество работы.

Применение в IT

В какой-то момент метод открыли для себя программисты, адаптировали под себя и начали активно применять в составе Agile-методологий.

Сегодня метод канбан применяется в самых разнообразных сферах жизни: от личного планирование до управления процессами на производстве.

Особенности подхода

  • Гибкая система, с помощью которой можно отладить рабочий процесс внутри небольшой команды.
  • Визуализация рабочего процесса, с помощью канбан-доски, которая состоит из списков (колонок). Каждый список является определенным этапом в реализации задачи. По доске от списка к списку перемещаются карточки (задачи).
  • Непрерывные улучшение. Наглядный вид работы над проектом позволяет легко выявлять узкие места и оперативно вносить изменения в процесс.

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

  • В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
  • Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда — могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
  • Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
  • Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
  • Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
  • Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

  • Для личного планирования

  • В образовании
  • В бизнесе:
    • CRM для организации работы над проектом

    • Воронка продаж

    • Найм сотрудников

  • Хранилище идей
  • И любые другие идеи, которые придумаешь)

Доски (проекты)

Доска в Trello — это отдельная настраиваемая система, которая создается под какой-то проект или крупную задачу.

На одном бесплатном аккаунте может быть неограниченное число персональных досок и до 10 досок в одной команде. На платном аккаунте ограничений по количеству досок нет.

Для каждой доски назначается видимость:

  • Персональная видна только создателю, но к работе может быть подключена и небольшая группа;
  • Приватные видны только добавленным в нее участникам;
  • К командным имеют доступ все члены данной команды;
  • Публичные открыты для просмотра всем пользователям интернета, а также индексируется поисковыми системами. Работать на доске могут только те пользователи, которые добавлены в качестве участников.

Для командной работы на доску приглашаются участники. Для этого можно отправить приглашение на электронную почту или прислать ссылку на вступление.

Можно создать команду, пригласив в нее людей. Тогда после создания новой командной доски откроется возможность в несколько кликов добавлять нужных участников.

Также могут быть приглашены гости, у которых будет доступ только к конкретной командной доске, а не ко всем. Это удобно так, как можно, например, легко подключить клиента к процессу работы, не показывая другие свои проекта.

Как открыть (создать) доску?

  1. Нажимай кнопку «Создать доску» на вкладке «Доски» в Trello;
  2. Вводи название доски;
  3. Выбирай тип доступности (видимости): приватная, командная или публичная;
  4. Выбирай изображение на фон;
  5. Жми зелёную кнопку «Создать доску». Готово!

Настройка доски и создание команды

Если были допущены ошибки при создании или просто хочется что-то изменить, то это без проблем можно сделать на этом этапе.

  1. Если необходимо изменить название жми на него и вноси правки.
  2. Доску можно сразу добавить в избранное. Это удобно, когда много досок на аккаунте и есть несколько ключевых, которые постоянно должны быть на виду.
  3. Доску бывает двух типов: персональная и командная. Если планируется совместная работа коллектива над несколькими проектами, то лучше сразу создать команду. Нажимай на слово: «Персональная».
  4. Если команду уже создана, то просто выбирай из списка. Если нет, то нажимай: «Создать команду».
  5. Введи в поле название команды.
  6. Напиши описание команды, если необходимо.
  7. Жми «Создать». Теперь доска находится в команде, но остается «приватной», то есть ее смогут увидеть только приглашенные конкретно в нее люди.
  8. Чтобы сделать доску доступной для всей команды нажимай на слово «Приватная». Появится меню изменения видимости.
  9. Нажимай «Командная». Готово!

Настройка доски (часть 2):

  1. На доске жми в правом верхнем углу «Меню».
  2. В открывшимся меню выбирай первый пункт «О доске».
  3. Вводи описание доски.
  4. Нажимай пункт «Изменить права доступа…» и откроется еще ряд настроек.
  5. Если необходимо нажимай на пункт «Сменить команду».
  6. Выбирай нужную команду, которая будет работать над доской.
  7. Нажимай на галочку или пункт ниже «Разрешить участникам команды присоединятся к доске…», тогда любой участник команды сможет самостоятельно вступать в командные доски (не нужно будет каждый раз приглашать всех членов команды).
  8. Настрой отображение обложек на карточках: если галочка стоит, то в карточках буду обложки (как ни изображении).
  9. Нажми на пункт «Разрешения комментирования…».
  10. Выбери нужный тип прав.
  11. Нажми на пункт «Добавить/удалить разрешения…»
  12. Выбери нужный тип прав для приглашения новых участников на доску.
  13. Возвращайся в начало меню. Выбирай пункт «Улучшения».
  14. В открывшимся окне выбирай улучшение, которое будет установлено на доску. В бесплатной версии есть возможность установить всего один плагин, в тарифе «Business Class» неограниченное количество. Выбирай нужное расширение и нажимай кнопку «Добавить». Теперь доска настроена и готова к работе!

Добавление участника в команду, а затем на доску

  1. Нажимай кнопку «Участники» на вкладке «Доски» в Trello (там где название команды).
  2. Введи адрес электронной почты нового участника либо имя в системе, если аккаунт уже есть в Trello.
  3. Напиши приглашение, если не подходит стандартное.
  4. Жми «Пригласить в команду». Новый участник должен подтвердить свое вступление в команду.
  5. Возвращайся в нужную доску. Жми «Пригласить».
  6. Выбирай тех, кто будет работать над данным проектом команды. Штука в том, что каждый раз при запуске новой доски нужно приглашать людей, даже если они состоят в команде.
  7. Жми «Отправить приглашение». Теперь аватар нового участника появится рядом с кнопкой «Пригласить».
  8. Жми на аватар нового участника.
  9. В меню можно выбрать права пользователя.
  10. Выбирай нужный пункт. Готово!

Как скопировать доску?

В некоторых случаях (например, когда идут однотипные проекты и доска уже оптимально настроена под них) нужно просто сделать копию.

Алгоритм следующий:

  1. На доске, которую нужно скопировать жми в правом верхнем углу «Меню».
  2. В открывшимся меню пункт «Ещё».
  3. Напиши название новой доски.
  4. Выбери нужную команду из списка или пункт «нет» (тогда доска будет персональной). Чуть ниже настройки видимости для новой доски. Нажми «изменить» и выбери нужный тип.
  5. Значок должен быть активен (синего цвета), если нужно скопировать проект вместе со всеми карточками.
  6. Жми кнопку «Создать». Готово!

Как закрыть и удалить доску?

Закрытие и удаление — это два разных термина в Трелло. Закрытая доска помещается в архив и перестает быть видимой, но её в любой момент можно открыть и продолжить работу. Удаление является необратимым процессом: доска исчезает с аккаунта. Чтобы удалить доску её нужно первым делом закрыть.

  1. На доске жми в правом верхнем углу «Меню».
  2. В открывшимся меню пункт «Ещё».
  3. Пункт «Закрыть доску…».
  4. Нажимай кнопку «Закрыть».
  5. Доска закрыта и находится в архиве теперь. Для возвращения к списку досок нажимай на логотип Trello.
  6. Для возвращения доски из архива нажимай «Открыть».
  7. Для полного удаления нажимай «Безвозвратное удаление доски…».

Списки (колонки)

Канбан-доска состоит из списков (колонок). Каждый список обозначает этап, на котором сейчас находится задача.

Обычно это выглядит так. Первый список (крайний слева) является хранилищем всех задач по проекту. Дальнейший набор списков формируется исходя из особенностей проекта («В работе», «На согласовании», «Тестируется» и т.д.). В конце создается два списка: один — для успешно завершенных задач, другой — для отмененных.

Как добавить список?

  1. Кликай на область «+ Добавить список»
  2. Введи название списка.
  3. Жми кнопку «Добавить список».

Как удалить колонку (список)?

  1. Нажимай на «…» возле названия списка.
  2. Выбирай пункт «Архивировать список». Готово!

Карточки (задачи)

После того, как доска создана и сформированы списки, то наступает этап наполнения доски карточками.

Как создать карточку?

  1. В нужном списке нажимай «Добавить карточку».
  2. Введи название карточки.
  3. Жми кнопку «Добавить карточку». Готово!

Настраиваем карточку (метки, чек-листы, срок, участники)

  1. Нажимай на карточку и появляется всплывающее окно. В этом окне производится вся работа: от настройки и прикрепления файлов до комментирования.
  2. Справа, в меню под заголовком «Добавить на карточку» жми на пункт «Участники»
  3. Выбирай тех, кто будет работать над данной карточкой (задачей)
  4. Следующий пункт меню «Метки». Для каждой карточки можно задать несколько меток. Они используются для добавления какой-то небольшой заметки о карточке (например, приоритет или тип задачи). Метки помогают ориентироваться на доске, среди множества карточек.
  5. Создай новую метку.
  6. Напиши название метки.
  7. Выбери цвет.
  8. Нажми кнопку «Создать». Теперь данную метку можно применить к любой карточке на доске.
  9. Пункт «Чек-лист». Когда задача состоит из ряда маленьких шагов удобно использовать представление данных в виде списка из пунктов, которые зачеркиваются по ходу выполнения (как в ежедневнике).
  10. Назови чек-лист.
  11. Жми «Добавить».
  12. Добавляй пункт чек-листа.
  13. Нажимай «Enter» или кнопку «Добавить»
  14. Пункт «Срок».
  15. Выбирай дату сдачи работы по данной карточке.
  16. Укажи время дедлайна.
  17. Установи напоминание о сроке сдачи.
  18. Нажимай «Сохранить». Готово!

Как добавить картинку и сделать обложку?

  1. Открой карточку. Нажми на иконку скрепки в блоке «Добавление комментария».
  2. Выбери место хранения изображения (или другого файла), которое будешь прикреплять. Например, на компьютере.
  3. Любое загруженное изображение может стать обложкой. Чтобы убрать изображение нажми кнопку «Убрать обложку».

Добавление стикера на обложку

Стикеры в Трелло являются инструментов визуализации и помогают подчеркнуть содержание доски. Это полезно для удобной и быстрой ориентации по доске.

  1. Открывай меню доски. Нажимай пункт «Стикеры».
  2. Выбирай нужный стикер, нажимай на него левой кнопкой мыши и перетаскивай на нужную обложку карточки. Отпускай кнопку мыши в нужном месте. Стикер прикреплен!

Как архивировать карточку?

  1. Наведи курсор на карточку, которую нужно перенести в архив. Нажми на иконку карандаша, которая появилась.
  2. Выбери пункт «Архивировать». Карточка отправлена в архив!

Как удалить карточку полностью?

  1. Нажми кнопку «Меню» на доске, в правом верхнем углу.
  2. Выбери пункт «Архив».
  3. Нажми пункт «Удалить».
  4. Подтверди безвозвратное удаление карточки, нажав на красную кнопку «Удалить».

Как переместить или скопировать карточку?

Перемещение — это переезд карточки из одной доски на другую. А копирование — это дублирование одной карточки на другую доску.

  1. Нажми кнопку «Перемещение» в карточке.
  2. Выбери доску, куда будет перемещена данная карточка.
  3. Выбери нужный список на доске.
  4. Выбери позицию карточки в списке.
  5. Нажми «Переместить». Карточка экспортирована (перемещена) на другую доску!

Если на первом шаге выбрать пункт «Копирование», то карточка не переместится, а продублируется на другую доску.

Расширения

  • Ограничения для колонок позволяет для каждого списка установить лимит на количество карточек. Если их станет слишком много, то список изменит цвет на желтый и сразу будет видно, что нужно принять какие-то меры.

    Чтобы использовать доски Трелло для работы команды по системе канбан ограничение задач в каждом списке просто необходимо. Это одна из ключевых особенностей метода, поэтому без ограничений задач канбан — не канбан вовсе.

  • Custom Fields добавляет функцию создания дополнительных полей на карточек в формате выпадающего списка, флажка, номера, даты или текста.

  • Calendar размещает все карточки со сроком на календаре. Новые карточки можно добавлять прямо на календаре.

  • Butler мощное дополнение, которое помогает автоматизировать работу на доске. Например, реагируя на определенные триггеры плагин проводит действия с карточкой (добавляет чек-лист, ставит метки, перемещает в другой список и т.д.).
  • Card Repeater предназначен для создания периодических задач. Расширение самостоятельно создает копии карточек по заданному алгоритму через заданные промежутки времени (например, каждый понедельник).
  • TeamGantt добавляет возможность представить проект в виде диаграммы Ганта. Расширение очень функционально.
  • Advanced Comments создан для удобного форматирование текста в комментариях: заменяет встроенный язык разметки MarkDown на визуальный редактор, как в Word.
Максим Остропольский
Интернет-маркетолог, основатель блога SeoForge.ru
Оцените автора
( 1 оценка, среднее 3 из 5 )
Добавить комментарий